Administratie

De administratie-module van PensioenProject beheert de volgende gegevens van de deelnemers:

• de persoonsgegevens,
• de werkgeversrelaties,
• de mutaties,
• de gezinsmutaties,
• en de mutatiestatus.

De persoonsgegevens zijn gekoppeld aan het BSN als uniek identificatiekenmerk. In oudere systemen werd vaak de combinatie van naam en geboortedatum hiervoor gebruikt, wat aanleiding gaf tot het ontstaan van "dubbelgangers" met alternatieve spelling van de naam. Naast de basisgegevens zoals naam, geboortedatum en geslacht, is het ook mogelijk om het laatste bekende adres op te slaan. Eventueel kan een koppeling met de Basisregistratie Personen (BRP) tot stand worden gebracht via een API.

Iedere geregistreerde persoon kan vervolgens worden gekoppeld aan een onbeperkt aantal werkgevers. De dienstverbanden kunnen sequentieel, in parallel of overlappend zijn. De werknemer heeft bij iedere werkgever een separate mutatie-database, die ontoegankelijk is voor de andere werkgevers.

Bij iedere werkgever wordt de werknemer allereerst aangemeld op een pensioencontract. Het is mogelijk om deel te nemen in een onbeperkt aantal contracten, ook hier weer zowel sequentieel, in parallel of overlappend. Per contract kunnen daarna mutaties worden ingevoerd zoals wijzigingen van het salaris of het parttimepercentage. De aanmelding kent veel varianten: voor reeds actieven, voor reeds inactieven, voor ex-partners, en voor nabestaanden. Ook de afmelding kent meerdere varianten: uitdiensttreding, overlijden, pensionering en het premievrij maken van het contract. Verder is er de waardeoverdracht voor het meenemen van de waarde uit een eerdere pensioenregeling. Alle aanmeldingen hebben daarnaast ook de mogelijkheid om een beginwaarde te specificeren voor een nulmeting.

De burgerlijke staat en de gezinssamenstelling worden gespecificeerd met gezinsmutaties. Partners en kinderen kunnen worden aangemeld en afgemeld. De primaire identificatie is ook hier weer het BSN. Vanwege privacyoverwegingen zijn deze gegevens per werkgever gescheiden, of zelfs voor de werkgever ontoegankelijk te maken.

De verwerking van de mutaties gaat volgens het zogenaamde zes-ogen principe. Iedere mutatie heeft een status, beginnend bij Nieuw. Bij de normale workflow doorloopt de mutatie de sequentie: Gefiatteerd, Goedgekeurd, Verzonden, en tenslotte Verwerkt. Bij iedere stap is er herstel mogelijk naar de voorgaande status, of naar een foutindicatie: Afgekeurd of Geweigerd. Alle wijzigingen van de mutatiestatus worden vastgelegd met datum, tijd en de identiteit van de gebruiker.

Bij berekeningen kan worden aangegeven dat alleen mutaties met een bepaalde minimum status moeten worden meegenomen, bijvoorbeeld dat bij de facturering alleen met verwerkte mutaties wordt gerekend. Dit geeft bovendien de optie om met ingekorte workflows te werken als de organisatiestructuur platter is.

Als mutaties worden gecorrigeerd of verwijderd moeten ze de gehele status-workflow opnieuw doorlopen. De gewijzigde mutatie blijft altijd behouden met haar complete geschiedenis.

Bij het invoeren van de mutaties zijn er geen beperkingen op de volgorde van de mutaties behalve logische, zoals bijvoorbeeld: geen salariswijziging voor de aanmelding. Mutaties met TerugWerkende Kracht (TWK) vragen geen bijzondere behandeling, zoals het terugdraaien van de opvolgende mutaties bij de klassieke standen-administratie. De financiële consequenties van een TWK-mutatie kunnen worden geëvalueerd door middel van tijdreizen. De mutaties die in de berekeningen worden meegenomen kunnen worden gefilterd op invoerdatum en status. Zo kunnen eenvoudig voor/na-berekeningen worden uitgevoerd.

Een fijnmazig net van gebruikersrechten ligt over de hele administratie-module. Per werkgever (of zelfs per bedrijfsonderdeel) kan worden ingesteld tot welke gegevens een gebruiker toegang heeft. Bovendien worden alle handelingen van een gebruiker vastgelegd, zodat altijd een volledige reconstructie van de tijdlijn mogelijk is.

De gehele functionaliteit van de administratie is ontsloten met een SOAP-API. Dit maakt het mogelijk om een eigen gebruikersomgeving te bouwen bovenop PensioenProject, of PensioenProject te integreren in bestaande CRM- en BPM-software.